Obowiązki prawne w social mediach i na stronie internetowej.
W dzisiejszych czasach dla nikogo nie jest dziwne, że rozkręcanie swojego biznesu rozpoczyna się od social mediów. Założenie fanpage`a i dotarcie do szerokiego grona odbiorców, pozwala zbudować solidne podstawy dla rozwoju firmy i pójść o krok dalej, a więc założyć swoją stronę internetową. Czy jednak pamiętamy o tym, że social media czy Internet to nie nasze prywatne podwórko i należy spełnić określone obowiązki prawne? W tym artykule przedstawię Ci najważniejsze kroki, które musisz podjąć, aby Twoje miejsce w sieci było w pełni legalne.
Obowiązki prawne w social mediach.
RODO, to niestety temat, który nie kojarzy nam się z biznesem online. A już na pewno nie z social mediami. A w końcu jako założyciel profili w social mediach, pełnisz w nich rolę administratora danych osobowych. I to właśnie na Tobie jako administratorze, spoczywają obowiązki związane nie tylko w prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych, ale także z właściwym poinformowaniem użytkowników o tym, co się dzieje z ich danymi po odwiedzeniu Twojego profilu.
W dzisiejszych czasach dla nikogo nie jest dziwne, że rozkręcanie swojego biznesu rozpoczyna się od social mediów. Założenie fanpage`a i dotarcie do szerokiego grona odbiorców, pozwala zbudować solidne podstawy dla rozwoju firmy i pójść o krok dalej, a więc założyć swoją stronę internetową. Czy jednak pamiętamy o tym, że social media czy Internet to nie nasze prywatne podwórko i należy spełnić określone obowiązki prawne? W tym artykule przedstawię Ci najważniejsze kroki, które musisz podjąć, aby Twoje miejsce w sieci było w pełni legalne.
Obowiązki prawne na stronie internetowej.
Idąc dalej – jeżeli na jakimś etapie rozwoju swojej firmy, decydujesz się na założenie strony internetowej, to tam również czekają na Ciebie obowiązki związane z RODO. Dotyczą one przede wszystkim poinformowania użytkowników strony o przetwarzaniu ich danych osobowych. To bardzo ważne, aby wywiązać się z tego obowiązku, bo wymagają tego od Ciebie przepisy prawa związane z RODO czy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. I jeżeli chcesz spać spokojnie i prowadzić w pełni legalny biznes, to te obowiązki powinieneś wykonać na samym początku tworzenia strony internetowej. A o jakich dokładnie obowiązkach mowa?
Po pierwsze polityka prywatności to Twój obowiązek.
Jednym z najważniejszych dokumentów znajdujących się na stronie internetowej, jest polityka prywatności. To właśnie w niej powinny znajdować się najważniejsze informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, takie jak:
- informacje o administratorze danych osobowych,
- informacje o celach przetwarzania oraz okresach przechowywania danych,
- wskazanie podmiotów przetwarzających, które również biorą udział w przetwarzaniu danych,
- zastosowanych na stronie technologie i pliki cookies,
- informacje o przekazywaniu danych do państw trzecich.
Tak skonstruowana i kompletna polityka prywatności powinna znaleźć się na Twojej stronie internetowej w widocznym miejscu tak, aby każdy użytkownik strony miał do niej łatwy dostęp i mógł bez problemu się z nią zapoznać.
Po drugie komunikat cookies.
Kolejną ważną kwestią oprócz polityki prywatności jest komunikat cookies. Jest to pasek pojawiający się u dołu czy góry strony, który ma informować użytkownika podczas wizyty na Twojej stronie o tym, że strona korzysta z plików cookies. Ważne, aby komunikat ten zawierał odesłanie do polityki prywatności. Wszystko po to, aby użytkownik już podczas pierwszej wizyty na Twojej stronie został poinformowany o kwestiach dotyczących przetwarzania danych osobowych i aby na tej podstawie zadecydował, czy korzysta ze strony czy też nie.
Po trzecie obowiązki prawne w korespondencji prowadzonej z użytkownikiem.
Poza obowiązkami dotyczącymi samej strony internetowej ważne jest także zadbanie o te dotyczące korespondencji mailowej z użytkownikiem strony. Jak dobrze wiemy, gdzie strona internetowa, tam newsletter. W związku z tym to o co powinieneś zadbać, to m.in. stopka w mailu. Stopka ta powinna przede wszystkim zawierać Twoje dane jako administratora danych osobowych, a także informować o możliwości rezygnacji z otrzymywania korespondencji poprzez zastosowanie odpowiedniego przycisku, np. „rezygnuję”. To bardzo ważne, aby w sposób czytelny i łatwy, użytkownik mógł swobodnie podejmować takie decyzje.
Po czwarte obowiązki prawne związane z newsletterem.
Jak już wspomniałam wcześniej, budując stronę internetową, w większości od razu chcemy także zbudować listę mailingową za pomocą newslettera. Dlatego, jeżeli zdecydujesz się na taki krok, powinieneś w sposób prawidłowy zbierać chętnych na Twój newsletter. Przede wszystkim to, o co musisz zadbać to wyraźne poinformowanie użytkownika, o tym, że zapisując się na newsletter, w każdej chwili może z tego zrezygnować. Powinieneś także wskazać, że wszelkie informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych, znajdzie w polityce prywatności. A przechodząc już do samej czysto technicznej czynności zapisu, pamiętaj, że jeżeli stosujesz chexkboxy, nie mogą one być z góry zaznaczone! Użytkownik strony musi je samodzielnie zaznaczyć na dowód świadomego i dobrowolnego podjęcia decyzji o zgodzie na przetwarzanie jego adresu mailowego.
Podsumowując – rozpoczynając swój biznes i rozwijając firmę, powinieneś pamiętać o obowiązkach związanych z prowadzeniem profilu w social mediach czy strony internetowej. Im szybciej o nie zadbasz, tym szybciej będziesz prowadzić swoje miejsce w sieci w pełni legalnie. A tylko takie działanie pozwoli Ci prowadzić biznes zgodnie z prawem i rozwijać inne obszary czy skupić się na samej sprzedaży bez obaw o brak wymaganych na stronie dokumentów.